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Aufgaben einer Assistentin der Geschäftsführung

Josefinas Arbeitsalltag in der Mode Logistik

Hallo zusammen!

Mein Name ist Josefina, ich bin 29 Jahre alt und arbeite als Assistentin der Geschäftsführung bei der Mode Logistik GmbH & Co. KG, ein Tochterunternehmen der P&C KG Düsseldorf. Ich gebe euch heute einen Einblick in meinen Arbeitsalltag.

Wie bin ich überhaupt hierhin gekommen?

Mir war schon immer klar, dass ich in einen Beruf mit organisatorischen Tätigkeiten arbeiten möchte. In meinem Freundeskreis bin ich für jegliche Organisationen zuständig – vom einfachen Mädelsabend bis zur Überraschungsparty übernehme ich die Planung.

2013 habe ich als Sachbearbeiterin in der Rechnungsbearbeitung bei der Logistik Langenfeld GmbH & Co. KG, ein Tochterunternehmen der Mode Logistik angefangen. Ein halbes Jahr später, wurde ich wegen meines kontinuierlichen Einsatzes von meiner Vorgesetzten angesprochen, ob ich ihre Position übernehmen möchte. Liebend gerne habe ich ihr Angebot angenommen. Kurze Zeit später wurde mir die Weiterbildung zur Management Assistentin bei der IHK angeboten, welches Angebot ich direkt genutzt habe. Der Lehrgang gab mir nochmal mehr Selbstvertrauen und stärkte mich in meinem Wunsch genau diesen Beruf auszuüben. Daraufhin kam ich in die Rolle der Assistenz für die Geschäftsführung. Die Tätigkeiten waren zu Anfang mit meiner vorherigen Stelle vergleichbar, doch mit der Zeit kamen immer neue Themen und Aufgaben auf mich zu. Der Job als Assistentin hat mir immer mehr Freude bereitet, weshalb ich bei meinem Abschlussgespräch geäußert habe, dass ich gerne nach Düsseldorf wechseln wollen würde.

Ein Jahr musste ich mich dann doch noch gedulden und Ende 2017 war es dann auch soweit. Ich wurde angerufen und gefragt: „Haben Sie immer noch Interesse nach Düsseldorf zu wechseln?“ Die Frage konnte ich direkt mit „Ja“ beantworten. Ich habe mich so sehr gefreut und bereue heute keinen Schritt!

 

Was macht man den ganzen Tag als Assistentin?

Bei einigen ist noch das Aufgabenprofil einer Assistenz aus der Vergangenheit in den Köpfen gespeichert: Telefon bedienen, E-Mails schreiben, Kaffee kochen und kopieren. Natürlich gehört telefonieren zu meinem Alltag und bei Gelegenheit sind auch die anderen Aufgaben Teil meines Jobs, jedoch steckt mittlerweile viel mehr dahinter. Ich habe mir als Assistentin der Geschäftsführung das Ziel gesetzt, den beiden Geschäftsführern den Arbeitsalltag zu erleichtern und sie bestmöglich zu unterstützen.

Man könnte meinen, die Tage als Assistentin wären ähnlich oder werden irgendwann langweilig. Das kann ich jedoch überhaupt nicht bestätigen, da sich jeder Arbeitstag im Laufe des Tages anders gestaltet. Immer gibt es irgendwas zu tun – kaum legt man den Telefonhörer auf, steht schon das nächste Thema zur Bearbeitung an. Am meisten Spaß macht es mir, an allen Tätigkeiten beteiligt zu sein und eine Art Ansprechpartnerin zu sein.

Mein Arbeitsalltag

Ein „normaler“ Arbeitstag gestaltet sich ungefähr so:

Ich komme zwischen 07:30 und 08:00 Uhr ins Büro. Der erste Blick geht auf die Kalender der beiden Geschäftsführer, sodass ich mir einen Überblick über den Tag verschaffen kann: Wo finden welche Termine statt? Welche Termine müssen ggfs. noch verschoben werden?

Einmal die Woche habe ich mit jedem Geschäftsführer einen Jour fix, in dem wir alle Themen für die Woche besprechen und neue Aktivitäten aufnehmen können. Wir versuchen die Themen immer in einer Excel-Übersicht zu bündeln und Terminierungen festzulegen. Der weitere Tagesablauf gestaltet sich mit vielen Telefonaten, E-Mail Verkehr, Themenabarbeitung und Lösungen für Probleme zu finden.

Darüber hinaus ist in jedem Jahr die Leitungskreissitzung eins meiner Projekte. Dreimal jährlich findet diese Sitzung statt, bei der die Geschäftsführung, die Betriebsleiter der Standorte, sowie der Ressortleiter aus der Zentrale teilnehmen. Meine Aufgaben hierbei umfasst die Organisation und Ideensammlung der Agenda, die Buchung der Räumlichkeiten, sowie die Reisekoordination. Hinzu kommt die Organisation des Caterings, sowie der Abendveranstaltungen.

Ein weiteres Projekt, das ich im letzten Jahr mit vorangetrieben habe, ist ein Kommunikationstool in unserem größten Standort Langenfeld. Hierbei handelt es sich um Infomonitore, die in den verschiedenen Bereichen hängen und über die wir, die Mode Logistik Zentrale und alle Mitarbeiter erreichen können. Wir spielen unseren Live Ticker, der aktuelle Stand der Warenbewegung, Organisationsthemen aber auch Fitnessvideos über die Monitore. Dies ist nur ein kleiner Einblick in meinen Alltag. Wie ihr merkt, gibt es jeden Tag neue Themen und abwechslungsreiche Herausforderungen. Ich möchte meinen Beruf als Assistentin nicht mehr eintauschen.

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