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Merchandise Controllerin bei P&C

Mein vielfältiger Arbeitsalltag im Einkauf

Hallo,
ich bin Lena, arbeite seit knapp 5 Jahren als Merchandise Controllerin im Einkauf und betreue das Ressort Damen-Boutique und Sport Fashion. Wenn ich meinen Job in zwei Sätzen beschreiben soll, dann wohl so: Ich bin für die Analyse, Aufbereitung und Interpretation von Zahlendaten für die Planung unserer Kollektionen, sowie für die Bewirtschaftung der Ware verantwortlich. Ich bin der „Geldverwalter“ meines Einkäufers und parallel Kommunikations-Schnittstelle zu vielen Fachbereichen, Lieferant:innen und Verkaufshäusern.

Zunächst kann ich dir schon mal sagen, dass der Job spannender ist, als er im ersten Moment vielleicht klingt. Was solltest du mitbringen? Natürlich brauchst du eine gewisse Zahlenaffinität, solltest dich aber auch gut organisieren können und kommunikativ sein. Du fragst dich, was dich in dieser Position erwartet und was genau das Spannende daran ist? In diesem Beitrag versuche ich dir einen Einblick in meinen Arbeitsalltag und meine Aufgaben zu geben.

Wie startet mein Arbeitstag?

Zunächst schaue ich jeden Tag in die Umsätze des Vortages, verschaffe mir einen Überblick, wie es aktuell läuft und welche Produkte und Marken gerade gefragt sind. Damit geht es dann auch direkt in die Tiefe. Meistens mache ich mir eine To-Do Liste, um mich auf das Wichtigste zu fokussieren und nach Prioritäten zu arbeiten. Es kommen auch oft spontane Anfragen und Aufgaben dazwischen und da sollte ich alles im Blick haben. Oftmals springe ich zwischen der Planung der Umsätze und Budgets und der Bewirtschaftung der Ware hin und her. Jeder Tag gestaltet sich komplett unterschiedlich, manchmal ganz anders als geplant.

Bewirtschaftung

Anhand meiner täglichen Analyse frage ich unsere besonders beliebten Produkte, sogenannte „Renner“, bei Lieferanten an und kaufe diese eigenständig nach. Neben laufend wechselnder Kollektionen bieten wir bei einigen Marken ein Ganzjahressortiment an. Ganzjahresartikel sind, wie der Name schon sagt, Produkte die das ganze Jahr über in unseren Filialen erhältlich sind. Es ist unsere Aufgabe sicherzustellen, dass sie jederzeit in ausreichender Menge verfügbar sind. Zum Bewirtschaftungspart gehören auch die Verhandlung und Durchführung von Retouren und Gutschriften, die Eingabe von Preisreduzierungen, sowie Warenverschiebungen zwischen Filialen.

Du siehst also, ich habe eine Vielzahl an Möglichkeiten, die Warensituation und die Umsätze unserer Filialen aktiv und positiv zu beeinflussen. Der stetige Austausch mit den Abteilungsleiter:innen in den Verkaufshäusern und den Ansprechpartner:innen meiner Lieferant:innen sind dabei mindestens genauso hilfreich, wie das Analysieren unserer Kennzahlen. Zudem gibt es keinen Tag an dem ich nicht mit meiner Bereichsleitung und den Einkäufer:innen spreche. Gemeinsam mit den Einkaufsteams aller Länder, sowie unseres Online Shops treffen wir im zwei-Wochen-Rhythmus Entscheidungen zu den oben genannten Maßnahmen.

Planung

In der Regel plane ich während der aktuellen Saison bereits die darauf folgende Saison. Hier ist es meine Aufgabe, anhand der Kennzahlen der aktuellen Saison die neuen Budgets der Marken für alle unsere Häuser zu planen. Dafür ist der Austausch mit meinem Einkäufer essentiell, denn seine Einschätzung der kommenden Kollektion und Trendentwicklungen haben einen großen Einfluss auf meine Planung. Auch langfristige Strategien des Unternehmens müssen berücksichtigt werden. Hier sind Zahlen und Excel zwar mein ständiger Begleiter, aber die Interpretation von Daten ist nicht die einzige Säule, um die Folgesaison zu planen. „Schau nicht nur in den Rückspiegel“ – wie wir immer so schön sagen.

Um die Strategie und das Budget der kommenden Saison mit meinen Vorgesetzten abzustimmen, finden regelmäßige Meetings, sogenannte „Themenplanungen“ statt. Dort stelle ich der Bereichs- und Unternehmensleitung die Planung für meinen Verantwortungsbereich vor. An diesen Besprechungen nehmen die Einkaufsteams aller Länder, sowie unseres Online Shops teil. Das gibt uns die optimale Gelegenheit uns hinsichtlich der Strategien in den einzelnen Ländern auszutauschen. Nach den Meetings kann es sein, dass Anpassungen an der Budgetplanung vorgenommen werden müssen. Wurde die Planung von der Unternehmensleitung abgesegnet, kann ich meinen Einkäufer mit den Budgets zum „Ordern“, also zum Bestellen der Ware, schicken.

Von Anfang bis Ende sind die Aufgaben, die dich als Merchandise Controller erwarten, ziemlich abwechslungsreich, oder? Kommunikation und Organisation sind ein essentieller Bestandteil deines Arbeitsalltags und du sitzt nicht ausschließlich vor deinen Listen und Analysen am PC.

Falls ich deine Neugierde am Job des Merchandise Controllers wecken konnte, dann schau doch mal auf unserer Karriereseite vorbei – hier findest du alle weiteren Infos.

Liebe Grüße,

Lena

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